Workflow

Der Publikationsdienst Library Publishing ist an der Universitätsbibliothek Graz angesiedelt und ermöglicht Mitarbeiter:innen der Universität Graz, ihre Forschungsergebnisse als Monografie oder in einem Sammelband Open Access zeitnah und kostengünstig zu publizieren und bei Bedarf auch die zugrundeliegenden Forschungsdaten bereitzustellen. Mit Ausnahme von Beiträgen in Sammelbänden ist dieses Service Mitarbeitenden der Universität Graz vorbehalten (detaillierte Informationen dazu und zu den weiteren formalen und inhaltlichen Kriterien finden Sie in unserer Editorial Policy).

Unser Team steht den Autor:innen und Herausgeber:innen in allen Phasen des Publikationsprozesses unterstützend und beratend zur Seite. Bitte informieren Sie sich auch vorab über Einreichungsvoraussetzungen und -modalitäten unter Manuskripte einreichen | Graz University Library Publishing (uni-graz.at). Auf dieser Seite finden Sie auch Tipps und Materialien, die Sie dabei unterstützen, Ihr Manuskript für die Veröffentlichung aufzubereiten, denn Grundlage  der Publikation ist ein von Ihnen erstelltes PDF des Innenteils (das Cover wird von uns auf Basis der von Ihnen zur Verfügung gestellten Materialien gesetzt).

Der Publikationsdienst basiert auf der Software Open Monograph Press, die einerseits einen standardisierten, automatisierten Workflow im Back End bietet, andererseits im Front End über die Website eine Bewerbung der Neuerscheinungen, die Präsentation sämtlicher erschienener Werke etc. ermöglicht.

Wir unterscheiden grundsätzlich zwei Publikationsworkflows:

1. Einzelpublikationen
2. Reihen und Innovative Formate

Für alle Typen ist die Einreichung eines Proposals verpflichtend. Bitte verwenden Sie unsere Vorlage für Proposaleinreichung Einzelpublikation bzw. Proposaleinreichung Reihe (Letztere gilt auch für die Neueinreichung zur Installation innovativer Publikationsformate).

ad 1. Einzelpublikationen (Monografie oder Sammelband)
Schritt 1:
Bitte registrieren Sie sich als Autor:in/Herausgeber:in unter Registrieren | Graz University Library Publishing (uni-graz.at). Für Angehörige der Universität Graz wird dies in Kürze auch als Single-Sign-On möglich sein.

Schritt 2:
Bitte loggen Sie sich ein und wählen Sie auf der Startseite im Drop-down-Menü (unter Ihrem Log-in-Namen auf der Startseite rechts oben) „Dashboard“ und dann den Menüpunkt „Einreichen“. Wählen Sie den Reiter „Eine neues Manuskript einreichen“. Befüllen Sie die Formularfelder (mit * gekennzeichnete Felder sind Pflichtfelder) und folgen Sie den Anweisungen. Sie können den Einreichprozess jederzeit unterbrechen und ihn zu einem späteren Zeitpunkt wieder fortsetzen. Bitte laden Sie als einzureichendes Dokument das Proposal hoch.

Schritt 3:
Die Mitarbeiter:innen des Library-Publishing-Teams checken in einer ersten Durchsicht die Einhaltung der formalen Redaktionsrichtlinien (vgl. Editorial Policy) der Einreichung. Wenn diese erfüllt sind, wird die Einreichung dem Scientific Board vorgelegt. Board-Sitzungen werden zurzeit alle zwei Monate einberufen. Das Scientific Board entscheidet auf Grundlage des Proposals entlang der Richtlinien für die Begutachtung darüber, ob die Publikation angenommen werden kann.

Schritt 4:
Die Autor:innen bzw. Herausgeber:innen werden über OMP über die Entscheidung in Kenntnis gesetzt und im Falle der Annahme über die weiteren Schritte (Templates und Vorgaben zur Aufbereitung für die Publikation, Zeitschiene etc.) informiert. Weiters wird zu diesem Zeitpunkt eine Veröffentlichungsvereinbarung zwischen der UB Graz und den Autor:innen bzw. Herausgeber:innen geschlossen, mit der auch die Vergabe einer ISBN und eines DOI verbunden ist. Weiterführende Informationen und Materialien finden Sie unter dem Menüpunkt "Einreichen" auf unserer Startseite.

Schritt 5:
Nach Abschluss aller Review- und Korrekturphasen laden Autor:innen bzw. Herausgeber:innen das auf Basis unserer Templates erstellte publikationsreife PDF des Innenteils der Publikation in OMP hoch. Wichtig ist in diesem Zusammenhang, das PDF vor der Veröffentlichung dahingehend zu prüfen, ob alle Zeichen (v. a. Sonderzeichen), Umbrüche, Abbildungen etc. richtig in PDF exportiert wurden. Wenn ein Druck geplant ist, müssen auch die drucktechnischen Spezifikationen (Bildgröße, Farbmanagement etc.) kontrolliert werden. Für die elektronische Publikation sollte auch gewährleistet sein, dass alle Links funktionieren, um die Usability zu erhöhen. Zur Publikation eingereichte PDFs werden vom LP-Team zwar stichprobenartig geprüft, die Verantwortung für eine korrekte Darstellung liegt aber bei den Herausgeber:innen bzw. Autor:innen.
Die Erstellung des Covers übernimmt das LP-Team, wobei wir Herausgeber:innen bzw. Autor:innen um ein hochauflösendes Bild/eine hochauflösende Grafik im Querformat bitten. Auch der Werbetext auf der U4 (Backcover) wird von diesen verfasst und zur Verfügung gestellt.
Das fertige und von den Herausgeber:innen bzw. Autor:innen freigegebene elektronische Dokument wird unter Graz University Library Publishing (uni-graz.at) publiziert und kann weltweit gelesen und heruntergeladen werden. Selbstverständlich unterliegt auch diese elektronische Ausgabe urheberrechtlichem Schutz. Um Sichtbarkeit, Verbreitung und Auffindbarkeit zu optimieren, wird die Publikation zusätzlich auf unipub/Library Publishing (uni-graz.at) und in unikat eingestellt, ein VLB-Eintrag erstellt und es werden elektronische Exemplare an die Steiermärkische Landesbibliothek und die Österreichische Nationalbibliothek gegeben. In diesem Zusammenhang sind umfassende Metadaten besonders wichtig – befüllen Sie daher die in OMP angelegten Formulare vollständig und sowohl in Deutsch als auch in Englisch.

ad 2. Gründung einer neuen Reihe (innovativen Formats):
Schritt 1:
Wenn Sie als Mitarbeiter:in der Universität Graz planen, eine neue Reihe zu einem hier angesiedelten Forschungsthema ins Leben zu rufen, schicken Sie bitte die ausgefüllte Vorlage Proposaleinreichung Reihe an ub.publikationsservices@uni-graz.at. Zur Abklärung von Fragen und offenen Punkten stehen wir Ihnen unter der Durchwahl 1564 gerne zur Verfügung.

Schritt 2:
Die Mitarbeiter:innen des Library-Publishing-Teams checken in einer ersten Durchsicht die Einhaltung der formalen Redaktionsrichtlinien (vgl. Editorial Policy). Wenn diese erfüllt sind, wird die Einreichung im Zuge einer Sitzung dem Scientific Board bzw. den von diesem entsandten Vertreter:innen vorgelegt. Sitzungen zur Neuinstallierung einer Reihe werden zurzeit anlassbezogen einberufen. Zu dieser Sitzung wird auch der:die Reihenherausgeber:in(nen) eingeladen, um auf Fragen oder Einwendungen des Scientific Boards unmittelbar reagieren zu können.

Schritt 3:
Nach Annahme des Reihenproposals durch das Scientific Board unterliegen die Einzelbände einem Begutachtungsprozess durch Reihenherausgeber:innen und LP-Team, der der Editorial Policy bzw. den Richtlinien für die Begutachtung folgt.